Plötzlich Home Office – Warum Tipps helfen, etwas ganz anderes aber entscheidend ist!

Home Office ist schon seit Jahren in aller Munde und sprichst du mit den Generationen Y und Z ist es gar nicht mehr wegzudenken. Dennoch zeichnet sich gerade in derartigen Ausnahmesituationen deutlich ab, dass gerade in größeren Unternehmen und Konzernen nicht jeder dafür bereit ist. Sei es aufgrund mangelnder technischer Ausstattung/Fähigkeiten oder einfach fehlender Erfahrung in der Arbeitsorganisation von zu Hause und gar der Haltung in den eigenen vier Wänden überhaupt Leistung fokussiert abrufen zu können.

Bevor wir auf die wirklich wesentlichen Punkte eingehen, folgend 3 Tipps für die verteilte Zusammenarbeit, wenn jeder im Home Office ist.

1. Respektiere unterschiedliche Umstände

In Zeiten wo wir nicht wissen was der Kollege gerade macht und welche Umstände er zu Hause vorfindet, ist gegenseitige Rücksicht und Perspektivwechsel essenziell. Nur weil du gerade fokussiert arbeitest, dein ruhiges Arbeitszimmer voll ausgestattet vorfindest und die konzentrierte Arbeitszeit genießt, bedeutet nicht, das jeder dies tun kann. Die meisten Familien haben nun ihre Kinder zu Hause, ein Arbeitszimmer ist vielleicht gar nicht vorhanden und die Atmosphäre ermöglicht keine dauerhafte Konzentration. Dort haben wir zwei Tipps für dich. Zuerst ist es zu empfehlen größere Abwesenheiten über den Tag einfach im Kalender zu hinterlegen und diesen transparent für die Kollegen zugänglich zu machen, das gibt Orientierung und dient als Basis für Kommunikation und Verständnis. Darüber hinaus könnt ihr super mit den Statusfunktionen in MS Teams, Skype oder anderen Kollaborationstools arbeiten. Diesen könnt ihr meist mit einem Standort personalisieren. Dadurch ist sofort ersichtlich, ob du gerade konzentriert arbeitest, offen bist für Kommunikation oder nicht am Arbeitsplatz.

2. Schafft gemeinsam Routinen

Der Ablauf eines regulären Arbeitsalltags ist geprägt von unzähligen Routinen. Sei es der gemeinsame Kaffee mit den Kollegen morgens um 8, der tägliche Austausch über die neusten Marktupdates oder der Mittagsspaziergang nach dem Essen. Frei nach dem Motto “Täglich grüßt das Murmeltier” haben diese Routinen eins gemeinsam – sie bestimmen wie du lebst, denkst und fühlst. Routinen geben Struktur und in gewisser Weise auch Sicherheit. Sie können mehr oder weniger bewusst oder gar automatisiert ablaufen. Es gibt dabei gute und schlechte Gewohnheiten. Wie hilft uns das bei der verteilten Home Office Arbeit? Ganz einfach – kreiert neue Routinen oder noch besser, übernehmt die alten einfach in die digitale Welt. Die Übernahme klingt oft erst einmal komisch, doch was spricht dagegen beispielsweise morgens um 8 mit allen Kollegen wie gewohnt via Skype einen Kaffee zu trinken und sich über den bevorstehenden Tag auszutauschen? Falls ihr dieses Zusammenkommen, wie aus der agilen Arbeitswelt bekannt als daily Stand Up, für fachliche Updates nutzt, richtet in erster Instanz im digitalen Umfeld die Routine anders aus. Räumt zu Beginn Zeit für soziale Interaktionen ein. Die soziale Distanz sollte so viel wie möglich abgebaut werden, schaltet also am besten auch eure Kameras ein. Es kann sich dabei über aus der Umgebungssituation hervorgegangene Herausforderungen unterhalten werden, welche Empathie und Verständnis schaffen. Im Anschluss gilt es wie immer – Eat the Frog first mit Fokus auf die wichtigen Aspekte. Wenn ihr euch neue Routinen wünscht, ergreift selbst die Initiative und wartet nicht auf Aktionen von außen. In dieser Zeit ist es umso wichtiger, dass jeder Einzelne Verantwortung übernimmt und alle gemeinsam von einander lernen.

3. Nutzt die “kurzen” Wege

Eines ist eindeutig – Kommunikation ist Key! Doch welche Vorteile bietet dabei gerade das Home Office? Ganz klar, Telefon, Skype, MS Teams, Slack, etc. ermöglichen es euch ganz einfach mit Kollegen zu kommunizieren. Egal ob Chat, ein ausführliche Nachricht, Anruf oder Videoanruf, die Möglichkeiten sind vorhanden und die Potenziale zur effektiven, verteilten Zusammenarbeit liegen vor dir, wie auf einem Silbertablett. Das Einzige, was du jetzt tun musst, ist diese auch zu nutzen. Es sind die “kurzen Wege”, die diese Art der Zusammenarbeit großartig machen. Einfach zwei Minuten über ein Problem brainstormen, dann kurz den Experten zuschalten und im Anschluss die Lösung kurz pitchen ist auch ohne große Termine und Organisation möglich, wenn die Kollegen verfügbar sind. Sieh diese Chance und löse dich von einer teilweise bürokratisierten Arbeitsweise. Jetzt ist die Zeit, um die Digitalisierung in der Zusammenarbeit aktiv zu leben und die Vorteile zu nutzen.

Zusammenfassend ist nichts weiter zu sagen als: IHR DÜRFT DEN MENSCHEN VERTRAUEN UND EUCH GEGENSEITIG HELFEN. Damit ist vor allem gemeint als Unternehmen, Führungskraft oder Kollege jeden Einzelnen in diesen Zeiten mehr denn je zu vertrauen und zu unterstützen. Unterstützen wo auch immer es notwendig ist. Ein Ohr frei zu haben, wenn Sorgen und Ängste hochkommen und genauso gegenseitig zu motivieren, um die Ziele zu erreichen und dabei keinen zu isolieren. Micromanagement hat in diesen Zeiten keinen Platz. Klar den Rahmen gemeinsam vorgeben, mit Tipps und Hilfestellungen Freiräume schaffen und die Potenziale der digitalen/verteilten Zusammenarbeit transparent machen, muss neben Klarheit über die Aufgaben und Ziele ausreichen. Schließlich sprechen wir hier von hochqualifizierten Menschen und keinen Kindern, auf die es aufzupassen gilt.

Im übergreifenden Sinne geht es also darum einfach Mensch zu sein und die Menschlichkeit in den Vordergrund rücken zu lassen. Zusammenhalt und Hilfsbereitschaft untereinander wird uns stärken und uns helfen voller Energie in einen neuen Abschnitt starten zu können. Die Zeiten des “Ich” sind vorbei, bestehen wird nur das “Wir“.

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